Nuevas obligaciones para las empresas: implantación de canales de denuncia
23.11.2022
El Consejo de Ministros aprobó el pasado 13 de septiembre de 2022, el Proyecto de Ley para proteger a las personas físicas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que regula (i) la obligatoriedad de implantar sistemas internos de información y (ii) la protección del informante frente a represalias.
El Proyecto de Ley, conocido como whistleblowing, establece la obligación de disponer de sistemas internos de información a empresas privadas de 50 o más trabajadores. Asimismo, extiende esta obligación, con independencia del número de empleados, a todos los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales, así como a las fundaciones que de los mismos dependan, siempre que gestionen fondos públicos; dicha obligación será igualmente aplicable a todas las entidades que integren el Sector Público independientemente de su número de trabajadores.
En consecuencia, el plazo del que dispondrán las empresas de 250 o más trabajadores, así como las entidades anteriormente descritas es de tres meses desde la entrada en vigor de dicha Ley.
Las entidades privadas que ostenten entre 50 y 249 trabajadores, así como de las entidades del sector público ubicadas en municipios de menos de 10.000 habitantes, deberán implantar el sistema de información interno antes del 1 de diciembre de 2023.
A efectos de determinar el número de trabajadores, resulta necesario advertir de la casuística en la que se van a encontrar los grupos de sociedades, conforme al artículo 42 del Código de Comercio, debido a que el Proyecto establece la obligatoriedad de aprobar, por parte de la sociedad dominante del grupo, una política general relativa al sistema interno de información y defensa del informante, asegurando la aplicación de sus principios en todas las entidades que lo integran. Sin embargo, del tenor literal del Proyecto no queda claro cómo computará el número de trabajadores para los grupos de empresas, es decir, si se computarán los empleados de todas las entidades que integran el grupo o, por el contrario, se computarán los empleados por cada entidad.
De esta forma, y sin perjuicio de que las empresas privadas con 50 o más trabajadores deban cumplir con la obligación antes del 1 de diciembre de 2023, consideramos una postura conservadora, que aquellos grupos de empresas cuyo número de trabajadores total sea igual o superior a 250, procedan a realizar su adecuación en el plazo de tres meses desde la entrada en vigor de la Ley.
Las entidades que implanten o deban implantar un sistema interno de información, en los anteriores plazos, deberán cumplir, entre otras, con las siguientes obligaciones:
· Determinar el ámbito material de aplicación de los sistemas de información, debiendo integrar los distintos canales internos de información que pudieran establecerse dentro de la entidad.
· Garantizar la protección efectiva de aquellas personas que utilicen los sistemas de información.
· Configurar un órgano encargado del sistema interno de información, que podrá ser una persona física o un órgano colegiado, si bien en caso de que sea colegiado, deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del sistema interno de información. Además, establece la posibilidad de externalizar la gestión de dicho sistema a un tercero.
· Necesaria la previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.
· Permitir las comunicaciones de manera anónima.
· Garantizar en todo caso la confidencialidad.
· Permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente, o de ambos modos.
· Establecer un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
· Nombrar un Delegado de protección de datos para todos los tratamientos llevados a cabo.
La norma está provista de una serie de sanciones que pueden llevar aparejadas distintos niveles de multas. En concreto, podemos destacar que el incumplimiento de la obligación de disponer de un sistema interno de información, en los términos previstos en la ley, tendrá la consideración de infracción muy grave, llevando aparejada la imposición de multas de entre 600.001 y 1.000.000 de euros. Además, se podrá imponer otro tipo de sanciones, como la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo máximo de cuatro años o la prohibición de contratar con el Sector Público durante un plazo máximo de tres años.
Sin perjuicio de la existencia de diferentes fórmulas que pueden ser utilizadas para la implantación de este tipo de sistemas, desde BSK recomendamos la utilización de herramientas informáticas que puedan cumplir con los requisitos anteriormente indicados.
Las señaladas obligaciones deberán ser igualmente cumplidas por aquellas entidades que, aun no cumpliendo con los requisitos mínimos para implantar los sistemas internos de información, implanten o hayan implantado con anterioridad un sistema interno de información.
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