Cambios en los sistemas informáticos de facturación: alcance de las modificaciones e implicaciones prácticas

Olga DeLawrence en Unsplash

En la apuesta por la digitalización iniciada por la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) con la implantación del Suministro Inmediato de Información en el IVA (SII), se da un paso más en aras a luchar contra la utilización del comúnmente conocido como “software de doble uso”.

La nueva regulación, aún en fase de proyecto y pendiente de aprobación y publicación en el BOE, que será exigible previsiblemente a partir del 1 de julio de 2024, tiene como finalidad que los sistemas y programas de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación que documentan las entregas de bienes y prestaciones de servicios, que permita a la Administración el control de los ingresos derivados de la realización de las actividades económicas. Este nuevo sistema va en línea con el adoptado por las Diputaciones Forales del País Vasco, conocido como TicketBAI.

En este contexto, la facturación electrónica introducida mediante la Ley Crea y Crece y de cuyos aspectos más relevantes informábamos en nuestra circular remitida el 4 de noviembre de 2022 es una regulación complementaria a este nuevo sistema de facturación.

A continuación, se detallan las principales características establecidas en el Reglamento.

El Reglamento resultará de aplicación a todos los contribuyentes (personas físicas, jurídicas y entidades en régimen de atribución de rentas) que desarrollen actividades económicas y que estén sujetas en el Impuesto sobre Sociedades, en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o en el Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.

Asimismo, los productores y comercializadores de los sistemas informáticos de facturación (en adelante, “SIF”) también quedarán obligados por lo establecido en el Reglamento. Estos tendrán la obligación de certificar, mediante una declaración responsable, que el SIF cumple con las exigencias requeridas.

Sí. Existen dos tipos de exoneraciones:

(i) Exoneraciones objetivas:

El Reglamento no se aplicará a las siguientes operaciones:

·         Las que tributan bajo el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA.

·         Las que tributan bajo el régimen de recargo de equivalencia del IVA.

·         Las que tributan bajo el régimen simplificado.

·         Las relacionados con la entrega de energía eléctrica.

·         Las realizadas a través de establecimientos permanentes situadas en el extranjero.

(ii) Exoneraciones subjetivas:

Quedan exoneradas de dicha obligación las entidades exentas del Impuesto sobre Sociedades. En cuanto a las entidades parcialmente exentas solo estarán obligadas por las operaciones cuyas rentas deban ser objeto de integración en la base imponible del referido impuesto.

Asimismo, el Reglamento prevé la no aplicación de la obligación, previa solicitud a la AEAT en los siguientes casos:

·         Cuando quede justificado que se está generando una perturbación en el desarrollo de la actividad (la no aplicación será aplicable tanto para sectores como para contribuyentes determinados), o

·         Cuando se aprecie que existen circunstancias excepcionales que imposibiliten el cumplimiento.

En cuanto a los contribuyentes obligados al SII con anterioridad a la entrada en vigor del presente Reglamento, se entenderá que cumplen con los requisitos exigidos del SIF por medio de los registros enviados al SII. No obstante, estos contribuyentes deberán incluir algunos datos en el registro de facturación de alta (i.e. (i) el número, la serie, la fecha de expedición y parte de la huella o “hash” del registro de facturación de alta correspondiente a la factura anterior; (ii) el código de identificación del SIF utilizado; (iii) fecha, hora, minuto y segundo en que se genere el registro de facturación de alta).

Los contribuyentes deberán utilizar un SIF que permita generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta. Dicho software generará, adicionalmente al registro, la factura con todos los datos necesarios e incluirá los siguientes nuevos campos: un código QR y la mención “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”, cuando proceda.

A efectos de que se lleve a cabo el cumplimiento de la obligación anteriormente establecida, los contribuyentes deberán utilizar:

·         La aplicación informática puesta a disposición por la Administración tributaria, o

·         Un software que cumpla con los requisitos establecidos en el Reglamento.

·           Deberá garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

·           Deberá tener capacidad para remitir los registros a la Administración de una forma automatizada (sin que la remisión sea, por el momento, obligatoria).

·           Deberá añadir una huella o “hash” a los registros de facturación de alta y anulación.

No. La remisión de los registros de facturación será voluntaria. No obstante, el sistema informático deberá tener capacidad de remitir la información a la Administración tributaria de forma continuada, automática e instantánea de todos los registros de facturación generados de acuerdo con las especificaciones técnicas.

En todo caso, la Administración tendrá derecho a verificar el cumplimiento de la obligación mediante el acceso, descarga, volcado, copiado, consulta o impresión de los datos del SIF.

Se entenderá que un obligado tributario opta por un Sistema de emisión de facturas verificables (VERI*FACTU) por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de facturas a la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. En estos casos, en las facturas que se emitan mediante el referido VERI*FACTU se incluirá la siguiente mención: “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.

En estos casos, el destinatario de la operación podrá comprobar, en cada factura que le sea entregada, a través de un lector de Código QR, si dicha factura es real y si, además, ha sido remitida a la AEAT, pudiendo de esta forma conocer si se han cumplido las citadas obligaciones tributarias.

Por último, señalar que el uso del sistema VERI*FACTU permitirá la integración de los registros de facturación en los Libros registro de facturas emitidas. Asimismo, los destinatarios de las facturas cuya información haya sido remitida por el sistema VERI*FACTU podrán descargar la información de las facturas para integrarla en sus libros registros.

La obligación entrará en vigor, como sigue:

·         Para los productores y comercializadores de los SIF: en el plazo de 9 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que lo desarrolla.

·         Para los restantes empresarios: a partir del 1 de julio de 2024.

En el caso de los Territorios Históricos de Gipuzkoa, Bizkaia y Álava, habrá que esperar a ver cómo se coordinan las obligaciones relativas a los sistemas de facturación propias aprobadas por parte de las Diputaciones Forales de los referidos Territorios Históricos, bajo el denominado TicketBAI, ya que ambos sistemas presentan unas características y persiguen una finalidad similar.