16.02.2023
Nueva obligación para las empresas: Sistema Interno de Información (Canal de Denuncia)
El jueves, 16 de febrero de 2023, el Congreso de los Diputados ha aprobado la nueva Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, regulando la (i) obligatoriedad de implantar sistemas internos de información y (ii) protección del informante frente a represalias.
La Ley establece la obligación de disponer de sistemas internos de información, principalmente, a (i) empresas del Sector Privado de 50 trabajadores o más, (ii) entidades integrantes del Sector Público, y (iii) partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales, así como fundaciones que de los mismos dependan, siempre que reciban o gestionen fondos públicos. Las entidades recogidas en los puntos (ii) y (iii) anteriores estarán obligadas independientemente del número de trabajadores.
Las empresas del Sector Privado de 250 trabajadores o más, así como las entidades descritas en los puntos (ii) y (iii) del párrafo anterior, deberán disponer de un sistema interno de información, en los términos recogidos en la señalada Ley, en el plazo máximo de tres meses desde su entrada en vigor.
En el caso de las empresas del Sector Privado que ostenten entre 50 y 249 trabajadores, así como de las entidades del Sector Público ubicadas en municipios de menos de 10.000 habitantes, deberán implantar el sistema interno de información antes del 1 de diciembre de 2023.
A efectos de determinar el número de trabajadores, resulta necesario advertir de la casuística en la que se van a encontrar los grupos de sociedades, conforme al artículo 42 del Código de Comercio, debido a que la Ley establece la obligatoriedad de aprobar, por parte de la sociedad dominante del grupo, una política general relativa al sistema interno de información y defensa del informante, asegurando la aplicación de sus principios en todas las entidades que lo integran. Sin embargo, del tenor literal de la Ley no queda claro cómo computará el número de trabajadores para los grupos de sociedades, es decir, si se computarán los trabajadores de todas las entidades que integran el grupo o, por el contrario, se computarán los trabajadores de cada entidad.
De esta forma, consideramos una postura conservadora que aquellos grupos de sociedades cuyo número de trabajadores total sea igual o superior a 250, cumplan con la señalada obligación en el plazo máximo de tres meses desde la entrada en vigor de la Ley.
Los sistemas internos de información deberán cumplir, entre otras, con las siguientes obligaciones:
- Determinar el ámbito material de aplicación, debiendo, en su caso, integrar los distintos sistemas internos de información que existieran dentro de la entidad.
- Garantizar la protección efectiva de aquellas personas que utilicen los sistemas internos de información.
- Configurar un órgano responsable del sistema interno de información, que podrá ser una persona física o un órgano colegiado, si bien en caso de que sea colegiado, deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del sistema interno de información. Además, establece la posibilidad de externalizar a un tercero la gestión de dicho sistema.
- Necesaria consulta previa con la representación legal de las personas trabajadoras.
- Permitir las comunicaciones de manera anónima.
- Garantizar en todo caso la confidencialidad.
- Permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente, o de ambos modos.
- Establecer un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
La norma está provista de una serie de infracciones que llevan aparejadas la imposición de multas. En concreto, podemos destacar que el incumplimiento de la obligación de disponer de un sistema interno de información, en los términos previstos en la Ley, tendrá la consideración de infracción muy grave, llevando aparejada la imposición de multas de entre 600.001 y 1.000.000 de euros. Además, se podrá imponer otro tipo de sanciones, como la prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo máximo de cuatro años o la prohibición de contratar con el Sector Público durante un plazo máximo de tres años.
Las entidades del Sector Privado que implanten o hayan implantado sistemas internos de información, aun no estando obligadas a ello, deberán adaptarlos a esta Ley.
Sin perjuicio de la existencia de diferentes fórmulas que pueden ser utilizadas para la implantación de este tipo de sistemas, recomendamos la utilización de herramientas informáticas que puedan cumplir con las obligaciones anteriormente indicadas.